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Gestión del conocimiento: el desafío de los organismos multilaterales

Día a día, los organismos multilaterales generan mucho conocimiento, pero su gestión es un tremendo reto. ¿Cómo enfrentarlo? Con tecnología, innovación, diseño centrado en el usuario y un mindset ágil.

Imagen referencial de varios libros abiertos.
Si el conocimiento no es bien gestionado, se generan barreras para su acceso dentro y fuera de la organización. Imagen de Patrick Tomasso en Unsplash.

Los grandes organismos multilaterales generan una cantidad masiva de conocimiento y aprendizajes a partir de sus operaciones, así como de sus estudios, investigaciones y reportes.  

A este saber se le llama conocimiento accionable, porque se espera que al ser aplicado pueda impulsar el desarrollo socioeconómico e influir en mejores decisiones por parte de gobiernos, organizaciones privadas y no gubernamentales, y la ciudadanía en general. 

¿Enfrentas este desafío? Habla con quien escribió este artículo y busquemos una solución.

Es así como en los organismos multilaterales surgen los llamados productos de conocimiento y los servicios de conocimiento. 

Un ejemplo de los primeros son sus estudios sobre el impacto de las políticas públicas en el desarrollo de un país o un blog donde se recogen buenas prácticas de gobiernos en la implementación de proyectos de desarrollo. 

Por otra parte, un caso de servicios de conocimiento son los cursos que ofrecen en sus plataformas con acceso libre a cualquier persona. 

Estos servicios y productos de conocimiento son un complemento esencial de la oferta financiera que brindan estos organismos multilaterales. 

Por un lado, tienen el objetivo de mejorar el impacto de las operaciones, ayudando a que estas se fundamenten en diagnósticos adecuados y optimizando el uso de los recursos que ponen a su disposición. 

A su vez, la gestión del conocimiento en los organismos multilaterales busca incorporar agendas de aprendizaje en el proceso de implementación de los proyectos. Esto permite registrar los desafíos encontrados y las lecciones aprendidas para devolverlos a las áreas y mejorar la toma de decisiones en el futuro. 

Sin embargo, en este proceso de generación y gestión del conocimiento accionable, los organismos multilaterales presentan grandes desafíos. Especialmente cuando esto ocurre desde distintas áreas, donde se presenta un alto grado de descentralización. 

Es aquí cuando identificamos que hay una tarea de coordinación y articulación de las diversas áreas que generan conocimiento y aprendizajes para focalizar temas, homogeneizar los mensajes y asegurar estándares de calidad de todo el conocimiento. 

Día a día, cada área genera toneladas de conocimiento a través de sus propias prácticas, creándose un alto grado de descentralización: todos trabajando por un mismo fin, pero como islas. 

Esto empieza a generar un efecto de separación y brechas que se van abriendo en lo interno de la organización, poniendo en riesgo que el conocimiento sea realmente práctico y accionable. 

Y no es un problema de una sola institución: es algo transversal que ocurre en diversos niveles en todos los organismos multilaterales. ¿Por qué? Pues la respuesta puede tener varias razones. 

Ilustración de una mujer trabajando en su computadora. Detrás de ella, el globo terráqueo.

Este link entre la institución y las áreas que generan el conocimiento no está dibujado en el mapa (o simplemente no existe) y, a veces, suele ser difícil para las propias organizaciones construirlo.

Cuando generan estos productos y servicios de conocimiento, las organizaciones tienen un objetivo: impactar a la sociedad con conocimiento accionable para una mejor toma de decisiones. 

Pero a veces todo este material está disperso, lo que genera una reacción en cadena: las demás organizaciones o gobiernos se enfrentan a barreras para encontrarlos. Luego las instituciones más pequeñas, luego las personas. Y así, como fichas de dominó, caen una tras otras. 

Entonces, ¿cómo podrían resolver este problema los organismos multilaterales?

No existe una respuesta que sea fácil o rápida. Sin embargo, sí hay una que es posible: con tecnología, innovación, diseño centrado en el usuario y un mindset ágil.

Ya sé que pueden ser conceptos muy abstractos o generales, pero permítanme explicarles de qué se trata.

¡Vamos con un ejemplo!

La transformación ágil para impulsar el conocimiento

Desde 2020, en Continuum hemos estado trabajando con un organismo multilateral importante en América Latina que tenía este mismo problema. 

Cuando evaluamos lo que estaba haciendo la organización, lo que tenía y lo que no, nos preguntamos: “¿Cómo diseñar un modelo de gestión del conocimiento basado en un servicio y plataforma(s), que permita hacer llegar el conocimiento interno de la organización en el momento oportuno a quienes lo necesiten?”. 

Y lo pensamos como algo transversal, es decir, no solo orientado a quienes consumen este tipo de producto de conocimiento internamente, sino también en sus stakeholders externos.

El punto de partida fue plantear varias hipótesis que nos ayudaran a entender el problema y proponer una solución efectiva, que finalmente nos permitió digitalizar con tecnología y brindar agilidad a las áreas en este proceso.

¿Cuáles fueron nuestras hipótesis? Les comparto las cinco que nos ayudaron a encontrar la solución:

  • No existe una base centralizada de conocimiento y/o los usuarios no saben dónde encontrarla.
  • No hay o no se conocen herramientas guías o canales de soporte formales para desarrollar proyectos.
  • No existe un método o proceso para compartir conocimiento.
  • Al haber múltiples tipos de usuarios, cada uno lo gestiona de manera distinta.
  • Para resolver problemas de desconocimiento, se gestiona informalmente con asesores o conocidos.

Esto fue un desafío no solo para este organismo multilateral, sino también para los consultores de Continuum que trabajamos y nos involucramos en este proceso, porque requería la transformación integral y la digitalización de varias áreas en paralelo para lograr el éxito. 

La solución: agilidad y tecnología los aliados perfectos

En nueve meses logramos nuestros objetivos. Para esto, contamos con personas clave que nos brindaron la información que requeríamos para llevar a cabo el proceso de transformación que necesitaba esta organización. ¡La agilidad fue muy apreciada!

¿Qué hicimos?

Posicionamos al equipo que gestiona el conocimiento dentro de la institución en más de cinco plataformas internas. De esta manera, logramos que se llevara el conocimiento en el momento oportuno a los usuarios. ¡Y no tuvimos que crear una nueva plataforma!

Además, explicamos y comunicamos la importancia que tiene el equipo de gestión de conocimiento, resaltamos su valor y el aporte que hace en toda la organización. 

Un elemento clave en este proceso fueron las sesiones de cotrabajo con distintas áreas y países, con las que aseguramos que la experiencia brindada a los usuarios fuera la mejor. No trabajar como islas, sino como un engranaje. Cada parte es indispensable.

Actualmente, hablar de conocimiento dentro de esta organización no es un hecho aislado. Ha pasado a ser una prioridad y es considerado un objetivo estratégico para la institución en la región.

Gracias a la tecnología que utilizamos desde Continuum, democratizamos y facilitamos el conocimiento, que no solo va a estar al alcance de los colaboradores y colaboradoras internas de la institución, sino también para otras personas que se puedan interesar en el conocimiento que se genere desde ahí.

El mindset como punto de partida para la transformación

Si bien nos apalancamos en la tecnología, la innovación, el diseño centrado en el usuario y la agilidad, es fundamental tener nuestra mente dispuesta para la transformación.

De nada sirve tener una herramienta o plataforma que sea muy eficiente y ágil, si no se usa o no se mantiene actualizada. Entonces, ¿cómo hacerlo?

Avanzar en los proyectos de manera ágil requiere dos partes: la que va a implementar el proyecto y la que va a recibir esta transformación.

¡Pero todo debe surgir de la disposición! 

Por supuesto, esto lo podemos saber desde un inicio cuando hacemos un diagnóstico en la organización y podemos entender qué tanto quieren cambiar y qué tan dispuestos están de hacerlo.

Los organismos multilaterales tienen la imperiosa necesidad de ser estratégicos en sus operaciones y eso implica no solo las plataformas que utilizan y los productos que presentan a sus usuarios, sino también las personas que están en lo interno, que son el corazón de la propia organización. 

Cuando los líderes de una organización entienden la necesidad de la transformación digital y el valor que pueden dar con ello, comunicarán esta idea a sus equipos. Esto abre la oportunidad de ser más ágiles cuando se implementen proyectos y así lograr los objetivos de una manera más eficiente.

La transformación digital no tiene que ser un punto de dolor para las organizaciones. Con el acompañamiento que hacemos desde Continuum podemos guiarlos en el proceso, a través de la adopción de metodologías ágiles para lograr sus objetivos y consolidar sus objetivos en el país en el que operan.

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