Como gestora de proyectos con muchos años de experiencia, múltiples proyectos ejecutados y varias heridas de guerra en el cuerpo, he aprendido que uno de los ámbitos fundamentales que hacen necesario y útil el rol del gestor en la ejecución de proyectos, es la administración efectiva de los riesgos.
No es casualidad que la Guía PMBOK®, framework de gestión del Project Management Institute (PMI) le dedique un capítulo completo a la planificación, identificación, análisis, monitoreo y control de riesgos. Si eres líder de proyecto y no lo has leído, te lo súper recomiendo.
Simple: la ley de Murphy comienza a hacer de las suyas y pasa todo lo que puede pasar, dejando en evidencia nuestra poca preparación frente a los distintos escenarios: se enferman o renuncian integrantes del equipo y no tenemos quien los reemplace, la construcción del producto se atrasa y quedamos expuestos a multas o insatisfacción de nuestros clientes, la infraestructura tecnológica falla porque nadie pensó que ingresarían miles de usuarios a la aplicación de manera concurrente, entre otros tantos problemas que se pueden presentar.
Lo clave es que si no nos anticipamos a los potenciales problemas, corregirlos reactivamente significará un costo en tiempo, esfuerzo y dinero mucho mayor que haberlos mitigado de forma proactiva.
Por ejemplo: siempre será menos costoso hacer pruebas de stress a nuestra aplicación durante el desarrollo, ajustando la arquitectura o el código para hacerlo más resiliente a los ingresos concurrentes, que tratar de modificar un desarrollo y/o infraestructura ya instalados en producción.
Sin embargo, aunque lo que estoy diciendo parece evidente y obvio, en la práctica no lo es.
Sigo viendo en mi día a día y en el de mis clientes, los mismos problemas y riesgos materializados una y otra vez. Es como la serie Dark, una pesadilla que se repite sin fin, historia que yo también viví en muchos proyectos que no terminaron bien.
Sinceramente no sé por qué ocurre este constante olvido de los riesgos, aunque tengo un par de hipótesis:
Pensemos en el sesgo de optimismo, por ejemplo, que nos hace sobreestimar nuestra capacidad y/o subestimar la probabilidad de ocurrencia de eventos negativos.
Como anécdota, tuve un jefe que era tan pero tan optimista, que siempre que le pedían que nuestro equipo hiciera algo en un plazo acotado decía que sí, porque tendía a subestimar la complejidad y esfuerzo implicado (además, tenía un claro temor al conflicto, mala mezcla) Al tener plazos tan limitados, simplemente teníamos que pensar en el “caso feliz” lo que nos dejaba sin margen de maniobra ante escenarios más pesimistas. Resultado: cuando ocurría algún imprevisto, nos atrasábamos y teníamos que salir a dar explicaciones por el mayor plazo/costo para resolver el problema. ¿Les ha pasado alguna vez? Es muy probable que sí 🙂
Para contrarrestar el efecto de este jefe demasiado optimista, muchas veces tuve que ser “el pájaro de mal agüero” que advertía todo lo que podía salir mal, lo que no era bien visto ni recibido por algunos colegas y líderes, a pesar de que muchas veces ocurría lo que estaba alertando.
Mi jefe me decía literal: “no seas pájaro de mal agüero” y ante esta reacción sistemática de subestimar los riesgos, más de un líder de proyecto se cansará y dejará de entregar las alertas. No fue mi caso porque seguí siendo alharaca (y mi jefe aprendió a escucharme) 😂, pero sé de muchos líderes que dejan de alertar riesgos y esperan pacientemente que los problemas exploten, lo que genera un círculo vicioso de no estar suficientemente preparados ante los imprevistos aumentando los costos, esfuerzos e insatisfacción del equipo y clientes.
Esto lo he visto muchas veces. Equipos y líderes que no tienen suficiente experiencia en algún ámbito, quienes en la práctica no han cometido suficientes errores, simplemente no saben todo lo que puede ocurrir en un proyecto. Les faltan “horas de vuelo y heridas de guerra”
Y esa falta de conocimiento les juega en contra porque les ocurren situaciones que un equipo más experimentado habría anticipado y resuelto oportunamente.
Como ejemplo de la gran diferencia que puede significar tener un equipo que gestiona los riesgos, el año 2015 lideré un proyecto de integración en que participaban 6 AFPs y 4 proveedores de servicios, con un plazo perentorio de lanzamiento por mandato de la Superintendencia de Pensiones. Para implementar el servicio de integración, contratamos a Continuum HQ (sí, fui cliente de la empresa donde trabajo ahora) y la experiencia fue maravillosa. Un equipo pequeño de sólo 2 consultores, sumado a nuestro equipo interno de 6 personas (más los equipos dedicados de cada empresa), conseguimos un resultado impecable, salimos a producción cumpliendo en tiempo y calidad, con un servicio probado en ambiente productivo, configurable y resiliente ante las diversas fallas que podían ocurrir. ¿Qué hizo la diferencia? La experiencia de los consultores y de nuestro equipo, con la que pudimos anticiparnos a las variables que podían fallar. Nuestra gestión de riesgos fue impecable y hasta el día de hoy, es el proyecto más exitoso en el que he participado.
Les dejo 2 técnicas muy simples que he ocupado en distintos proyectos, que bien implementadas y manteniendo un adecuado monitoreo y seguimiento, ¡sí funcionan! evitándonos muchos dolores de cabeza y aumentando las probabilidades de éxito de nuestro proyecto.
Herramienta clásica de gestión de riesgos que nos permite evaluar y analizar los riesgos en función de su probabilidad y gravedad, definiendo planes de mitigación en caso de que los riesgos levantados se materialicen.
Los riesgos pueden ser de distinto tipo: operativos, técnicos, financieros, etc. y se recomienda que todo el equipo encargado participe en su elaboración, pues cada participante podrá aportar su visión y experiencia previa.
Es importante que algún rol, habitualmente el líder de proyecto, se haga cargo de su seguimiento, control y activación de los planes de mitigación cuando algún riesgo se materialice.
Así como existe el análisis post-mortem (herramienta que nos permite entender qué salió mal y por qué, en un proyecto ya finalizado) también existe el análisis pre-mortem, que permite al equipo anticiparse a los posibles riesgos en un proyecto que está comenzando a ejecutarse.
La clave acá es que quienes participen tengan experiencia suficiente para imaginar literalmente todo lo que puede salir mal y así puedan idear planes efectivos para resolver esos potenciales problemas cuando se presenten.
🔗 Cómo realizar ejercicios de análisis pre y post mortem
Como recomendación, una vez que hayan definido su plan de gestión de riesgos, pidan la revisión de algún experto que tenga mucha experiencia en el tema para que someta el plan a un “test ácido” revisando si han evaluado todas las aristas.
Aunque cabe destacar algo importante: shit happens y aunque creamos que estamos preparados para todo, eventualmente puede ocurrir algo que no imaginamos ni remotamente.
Aunque, como dijo Winston Churchill:
"Aquellos que planean lo hacen mejor que aquellos que no planean, incluso aunque muy pocas veces se apeguen al plan."
Como hemos visto, una adecuada gestión de riesgos nos puede ayudar a controlar costos, aumentar la calidad de nuestros productos y mejorar la satisfacción de nuestros clientes.
Por eso, los invito a incorporar esta buena práctica en sus proyectos, les prometo que sus clientes y Uds. lo agradecerán 🙂
(*) Artículo original publicado en LinkedIn el 8 de mayo de 2024
