¿Cómo gestionar mejor mi tiempo y el de mi equipo?

Hace unos años, yo pensaba que gestionaba bien mi tiempo. Lo creía por la cantidad de tareas que lograba abordar en un lapso de tiempo determinado y porque siempre estaba full ocupada.

Pero estaba equivocada. Cometía tres errores cruciales: era multitasking (sí, es malo), me enfocaba en exceso en las tareas y no lograba equilibrar las distintas áreas de mi vida.

La trampa del multitasking

Creía que mientras más temas abordaba en paralelo, más productiva era. WRONG.

Había caído en la trampa del multitasking, como les pasa a tantas personas. Los principios de Kanban explican que debo limitar el WIP (work in progress o el trabajo pendiente) y enfocarme en pocas tareas a la vez. Idealmente, en una. Al final, el afán de hacer muchas cosas a la vez nos lleva a gastar más tiempo en terminarlas todas que abordarlas una a una.

¿Quieres saber más? Acá puedes leer sobre el tema en un artículo de Javier Garzás:

Foco en hacer más que en lograr

Creía que la métrica de éxito era la cantidad de tareas ejecutadas. WRONG AGAIN.

Me estaba enfocando más en hacer que en lograr. ¿Cuál es la diferencia? Mucha. Puedes hacer muchísimas tareas sin lograr ningún objetivo relevante para tu trabajo o, incluso, para tu vida.

Y, al revés, a veces, haciendo poco esfuerzo logras un tremendo avance o impacto en algún ámbito. ¿Cuál es el truco? Definir bien tus objetivos y los indicadores que te permitirán medir su avance.

Un concepto que me ayudó a encontrar la diferencia entre tareas y objetivos es el de outcomes versus outputs –resultados versus entregables–, explicado en este artículo por 

Desequilibrio en los ámbitos de la vida

Para ser mas productiva en un ámbito, en este caso el laboral, descuidaba o no priorizaba el tiempo que destinaba a otras áreas de mi vida: familia, salud o desarrollo personal. Me costó asumir el costo personal y familiar que estaba pagando por no poner límite a exigencias ajenas y propias de mi trabajo.

Con el tiempo, me di cuenta de lo importante que era equilibrar todas las áreas de mi vida para lograr una verdadera sensación de bienestar integral, como lo cuento en El arte de soltar, cómo superé el síndrome de la mujer maravilla.

¿Quieres saber si estás equilibrando bien tus prioridades? Puedes revisar este artículo sobre la rueda de la vida:

¿Cómo mejorar la gestión del tiempo?

Una manera simple de ver la productividad es como la proporción entre resultados obtenidos y recursos empleados. Para precisar, diría que equivale a resultados valiosos y de buena calidad obtenidos versus recursos empleados. Sabiendo que uno de los recursos más escasos es el tiempo, podemos deducir que mientras más tiempo usemos para lograr los resultados que queremos, menos productivos nos volvemos.

De ahí viene la importancia de gestionar bien el tiempo. Dado que queremos obtener resultados valiosos en varias áreas de nuestra vida, es crucial utilizarlo bien. Sin embargo, muchas veces lo perdemos o dejamos que otros nos lo quiten muy fácilmente.

Es curioso. Aunque ni siquiera sabemos cuánto tiempo de vida nos queda, tendemos a ocuparlo como si fuera un recurso ilimitado. Si alguien nos tratara de robar dinero, seguramente, nos daríamos cuenta y haríamos algo para evitarlo. Y aunque el tiempo es más valioso que el dinero porque no vuelve, nos cuesta visibilizar cómo lo perdemos.

Algunos consejos desde mi experiencia:

1. Define objetivos, métricas y plazos: en vez de pensar en ejecutar tareas, piensa en los objetivos que quieres lograr; fija plazos e indicadores que te ayudarán a saber si vas por buen camino. Después de definir el objetivo, desglosa la lista de actividades que te lleve de manera más simple y temprana a cumplir parcial o totalmente el objetivo. Recuerda definir estos objetivos en cada área de tu vida, para evitar que se produzca un desequilibrio en alguna de ellas.
2. Da prioridad a las actividades que aporten mayor valor en el logro de un objetivo. Como ejercicio, desglosa las actividades que haces durante una semana al nivel más detallado posible. Notarás que muchas de las tareas que ejecutas aportan poco valor en los resultados que logras. Y que compiten en tiempo con las actividades que realmente te acercan a tus metas. Por ejemplo, para un vendedor es más valiosa una reunión con un potencial cliente que el tiempo que destina a distraerse en sus redes sociales. Por lo mismo, reserva la mayor cantidad de tiempo posible para las actividades que te llevan al logro de tus objetivos.
3. Reduce al máximo las tareas de bajo valor. Una vez que detectaste las tareas de bajo valor, trata de reducirlas. Por ejemplo, si te das cuenta que estás asistiendo a reuniones larguísimas, sin objetivos claros, que no llegan a resultados concretos, podrías proponer un cambio en la dinámica de las reuniones, reducir el tiempo destinado a ellas o, incluso, dejar de asistir a las que no impactan en los resultados. ¿Cuántas de esas reuniones pudieron ser un correo electrónico o una conversación asíncrona en Slack? Otro ejemplo son tareas repetitivas o procesos manuales que toman mucho tiempo: siempre que puedas, automatízalos.
4. Baja la cantidad de interrupciones: los cambios de contexto son costosos. Cada vez que tienes que detener lo que estabas haciendo y empezar otra tarea, demoras varios minutos para lograr enfocarte de nuevo. Hoy, que estamos trabajando en modalidad remota, somos más susceptibles a sufrir interrupciones. Para bajarlas podrías, por ejemplo, acotar la revisión de correos electrónicos o mensajes de chats laborales o personales a espacios específicos de tiempo que te permitan responderlas de manera agrupada.
5. Prepárate para los imprevistos: por definición, uno no sabe en qué momento se producirá un imprevisto. Aún así, hay estrategias para afrontarlos. Por ejemplo, si tu conexión a internet ya ha fallado más de una vez en el último tiempo, puedes quedarte de brazos cruzados esperando que vuelva a fallar en cualquier momento con la consiguiente pérdida de tiempo. O puedes mitigar el riesgo adquiriendo una conexión adicional para emergencias.
6. Delega: ¿haces tareas que podrías delegar en otros? Entonces, hazlo. Acaparar tareas porque piensas que solo tú puedes hacerlas podría volverte muy improductivo y hacerte perder de vista las actividades de mayor valor.
7. Establece límites y cuestiona: Cada vez que te pidan o te autoimpongas esfuerzos adicionales o no contemplados en tus labores diarias, acostúmbrate a preguntar ¿para qué haremos esto? ¿qué conseguiremos? ¿es la mejor manera de hacerlo? No se trata de negarse a priori. En ocasiones, los esfuerzos adicionales son necesarios para lograr un hito importante. En otras ocasiones, cuando se vuelve algo repetitivo, simplemente, es síntoma de una organización ineficiente o sobrecarga de trabajo tratando de cumplir expectativas irreales.

Por último, si quieres saber rápidamente si estás usando bien tu tiempo, pregúntate: si estuviera a punto de morir y mirara hacia atrás, ¿estaría satisfecho con lo que he hecho hasta este momento, con el tiempo que he destinado a lo que más me importa? Si la respuesta es sí, estoy satisfecho, ¡felicitaciones! Si no estás conforme, genial. Ya te diste cuenta y estás a tiempo de rectificar. Solo depende de ti.

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