Cualquiera puede diseñar

Deja que te cuente un poco de OpenSalud. Es una comunidad interdisciplinaria que, mediante innovación abierta, busca generar impacto en la salud pública para servir mejor a la ciudadanía. En otras palabras, resuelven problemas de la salud pública en forma colaborativa y el profesional clínico es parte de estos procesos. Bonito, muy bonito.

El diseño de servicios es crucial en salud y bajo esa mirada, OpenSalud decidió visibilizar su importancia celebrando el mes del Diseño de Servicios con una serie de actividades. En ese contexto, tenía sentido finalizar con un taller donde pudieran someter a prueba sus ideas. Esta tarea nos la encargaron a Continuum. Sin embargo, hubo un pequeño detalle: un Design Sprint es una metodología ágil que resuelve problemas de tres a cinco días y nosotras teníamos que reducirlo a dos días. Por suerte, el trabajo remoto nos ha enseñado el valor del trabajo asíncrono.

Primero fue la idea

Cuando nos embarcamos en esta locura no teníamos el desafío que íbamos a resolver. Solo existía la idea de hacer un taller para enseñar metodologías de innovación a la comunidad de OpenSalud. Así, lo primero fue realizar un cronograma de trabajo para ajustar los tiempos, acelerar los procesos y salir a buscar los desafíos de innovación.

En Continuum, dedicamos nuestros viernes a una iniciativa llamada Friday Challenge. En cinco viernes, resolvemos algún problema donde podamos aprender. Luego, aplicamos esos aprendizajes con nuestros clientes. Nos enseñan a pensar en simple y ser metódicos. Me declaro fanática del Friday Challenge porque me permiten operacionalizar procesos, pilotar ideas, desafiar hipótesis y, en definitiva, aprender.

¿Quieres saber cómo lo hicimos?

Definimos fases

Para las siguientes cuatro semanas, establecimos cinco etapas y generamos un calendario de actividades asociado a cada una de estas fases. Debía funcionar sin retrasos para llegar al taller con todo armado.

Fase 1. Postulación de desafíos

Para encontrar los desafíos de innovación, hicimos un formulario en Google, donde preguntamos a la comunidad de OpenSalud qué problemas necesita resolver la salud pública. Luego, se compartió por las redes sociales de la comunidad.

Fase 2. Selección de desafíos

Confieso que esperaba encontrar cuatro desafíos para armar cuatro grupos. Sin embargo, solo llegaron tres y tuvimos que descartar uno por ambiguo.

Tomamos estas ideas y las transformamos en desafíos de innovación.

Fase 3. Convocatorias

Con los dos desafíos, armamos un nuevo formulario para invitar a la comunidad a inscribirse en alguno de ellos, explicando claramente quiénes podían participar y qué se llevarían de este taller. Acá, lo relevante era conocer su disciplina.

Fase 4. Anuncio de seleccionados

Armamos los grupos preocupándonos de cubrir todos los roles, que fuese interdisciplinario y diverso. Generamos así un balance entre áreas del conocimiento, edades, capital/regiones, hombres/mujeres. Con los dos grupos armados, les enviamos un correo dando la bienvenida y donde les enviamos el material para que llegaran preparados y empapados del problema al taller. Además armamos los grupos en WhatsApp para que estuvieran comunicados y pudieran gestionar de forma más ágil. Somos diseñadoras apasionadas por la experiencia, así es que incorporamos un ícono con el logo de OpenSalud a los grupos; la experiencia está en todas partes y la atención al detalle debiera ser parte de nuestros skills.

Fase 5. Taller

El 20 y el 30 de octubre, mediante una metodología adaptada, llevamos a cabo nuestros Design Sprint en dos grupos. Lo que la gente no supo es que a último minuto nos quedamos sin una de las facilitadoras. Los imponderables siempre existen y no tenía plan B, sin embargo lo solucionamos sin dejar rastros. Un par de días antes de arrancar llamé por teléfono a Adriana Pérez, que había sido seleccionada como participante. Le dije “Adri te acabo de cambiar el rol de diseñadora a facilitadora”. En el pasado, trabajamos juntas en HackCovid y solo tuve que pasarle el cronograma con el material de trabajo, un pequeño onboarding y estábamos listas para trabajar nuevamente juntas.

Adelantamos trabajo

Realizar un taller de este tipo en dos días implica mucho trabajo previo. Hay que empaquetar el desafío, de manera que todo el primer y el tercer día del Design Sprint sean tarea para la casa; con actividades individuales y grupales, pero asíncronas.

El taller

Día 1: Entender y definir. Asíncrono

En el correo de bienvenida donde presentamos a los participantes del equipo, entregamos las reglas del juego, el calendario de actividades y el acceso al Drive con el contenido empaquetado. Además, les mandamos las tareas individualmente para el primer día de Design Sprint antes del taller.

Reemplazamos las charlas relámpago (Lighting talks) propias del día 1 por tres videos de corta duración donde se contaba del problema. Así, esta etapa fue llevada completamente asíncrona. De esta manera, cada miembro del equipo estaba listo para presentar en el segundo día ideas que resolvieran el mismo problema planteado en el desafío de innovación, de manera parcial o total.

Día 2: Idear y decidir. Taller 1

Les dimos la bienvenida oficial al taller e hicimos un rompehielo con un infaltable torneo de gifs. Mi humor es negro, así que les pedimos que buscaran el gif que mejor representara la siguiente frase: “El 2020 no puede ser peor”. Jaja. ¿Por qué hicimos un rompehielo? Nos da tiempo de que se sume la gente a la actividad, configuren su tecnología y se familiaricen con la herramienta, al mismo tiempo que se divierten y se resetean. Después de todo, era una actividad voluntaria, dos viernes después del trabajo. Lo mínimo que debíamos hacer era facilitar un ambiente grato.

Después de aclarar dudas nos dividimos para trabajar. Cada participante presentó su investigación de escritorio en solo tres minutos. El rol de cada co-facilitadora fue clave. Alguien debe ser la guardiana del tiempo. De lo contrario, puedes seguir fuera del horario establecido o una sola persona puede monopolizar la conversación excluyendo a las personas más tímidas. Pocas cosas son más democráticas que un taller de facilitación, porque aquí todas las personas tienen derecho a voz y voto.

Mientras una persona del equipo presentaba lo que encontró, las otras tomaron notas de lo que les pareció interesante.

Protip: hacemos esto para inspirar y gatillar ideas, como un gran brainstorming visual.

Luego de este ejercicio pasamos a bocetar individualmente una solución y la dejamos en nuestro Mural del día.

Los participantes seleccionaron su mejor idea y la desarrollaron en un boceto de cuatro pasos que luego fue presentada al equipo y votada. Recuerden: un Design Sprint es sumamente democrático. Todos tienen la misma cantidad de votos y, solo en caso de empate, el que tiene el rol de decisor decide el camino.

Con la idea seleccionada, lo siguiente fue definir los próximos pasos para que realizaran el prototipo durante la semana. Así, llegarían al siguiente taller a testear. Además debían definir claramente quiénes serían sus tester, porque nosotras tendríamos que encontrar personas que cumplieran con el perfil que requerían.

Día 3: Prototipar, asíncrono

Ambos equipos trabajaron en sus prototipos durante la semana, teniendo en mente que el viernes siguiente serían validados con usuarios reales. Mientras tanto, les habíamos entregado pautas de cómo podrían testear y registrar sus resultados. Validar prototipos es complejo, porque hacer las preguntas incorrectas te lleva a resultados erróneos que, en el futuro, se transforman en productos o servicios que fracasan ya que no responden a una necesidad.

Día 4. Validar. Taller 2

Segundo día de taller y final. Nos reunimos ambos grupos a contarnos en qué estuvimos trabajando, cuál era el problema que buscábamos resolver y, por supuesto, mostrar el prototipo que pretendía hacerlo.

Durante el primer test, ambos grupos pudieron familiarizarse con el instrumento, hacer ajustes y probarse a sí mismos como investigadores. Fue una especie de test del test. Mientras uno o dos realizaban la entrevista, los otros tomaban notas buscando patrones y el insight de valor. En forma natural, rotaron el rol de entrevistador. Finalmente, estaban ahí para aprender y divertirse. Tras algunos tests, cada grupo se reunió para analizar la experiencia.

¿Qué aprendieron?

Lo que me más llamó la atención fue escuchar a un emprendedor decir que había perdido mucho dinero en tres emprendimientos que había llevado a cabo sin preguntarle a nadie, sobre la base de supuestos y prejuicios. Descubrió que él no era el usuario de su producto y sentí que, con esa respuesta, me daba por pagada. Finalmente, él nos hablaba del diseño centrado en las personas sin conocer el término ni la filosofía que hay detrás y lo descubrió solo gracias a este taller.

Concluyeron muchas cosas más. Por ejemplo, mencionaron el valor del trabajo interdisciplinario y lo mucho que podían aprender llevando procesos propios del diseño al área médica; mencionaron también lo importante que era incorporar al clínico y al paciente en las soluciones, porque es a ellos a quienes les resolverán un dolor.

Todos compartieron el sentimiento de haber aprendido algo útil que podían llevar a su trabajo sin importar en qué se desempeñarán. Además, declararon que tenía sentido realizar estos procesos desde el momento cero para equivocarse rápido y aprender. Algunos, incluso, incorporaron el concepto de iteración. Con los hallazgos, lograron darse cuenta que podían retroceder un poco, modificar y volver a testear. Reconozco que cuando escucho reflexiones de este tipo mi yo interior se cruza de brazos y automáticamente dibujo una sonrisa de satisfacción.

Nosotras también aprendimos. Los tiempos que existen en el sector privado no son iguales que en el sector público. Es posible llevar a cabo procesos en forma asíncrona, pero es vital ser ordenados, proponer tecnologías con flexibilidad (sí, propuse Zoom y casi me cuelgan por WhatsApp), operacionalizar nuestros instrumentos y documentar el proceso de la experiencia, todo lo que pasó antes, durante y después. Con este artículo, podemos dar el cierre a este taller.

Muchas gracias a OpenSalud por confiar en nosotras y a todo el equipo que estuvo tras bambalinas haciendo que las cosas pasen.

En el siguiente Friday Challenge, quisimos compartir la experiencia democratizando el template en Mural para la comunidad. Si tienes un desafío con características similares te puede ser realmente útil; es perfecto para realizar un taller cuando tienes todo en contra. La invitación es a que tú también puedas hackear un Design Sprint, porque cuando se trata de salud, el tiempo es vida.

En Continuum, creemos que el foco en el paciente es lo que permite a las instituciones identificar oportunidades y ser, en serio, innovadoras. ¿Tienes un desafío en este sentido? Busquemos soluciones en www.continuumhq.com o escríbenos a hola@continuumhq.com