La pandemia y las herramientas online están generando nuevos métodos y desafíos para aprender en los lugares de trabajo. El reto no es solo tecnológico: también exige cambiar las maneras en que se enseña y sus expectativas.
Estamos en un taller de finanzas.
, líder de producto de Continuum, facilita el curso y se pasea entre los grupos de participantes respondiendo dudas sobre un ejercicio. En otro taller realizado para un banco cliente de la misma consultora, la coach ágil
le pide a los participantes que anoten sus ideas en post-it para pegarlos en una pizarra.
Las dos imágenes serían triviales para cualquier capacitación en tiempos normales. Sin embargo, toman otra dimensión cuando Argentina, Chile, Colombia, Ecuador, Perú y otros países obligan a sus ciudadanos a confinarse.
Gabriela se pasea entre grupos que, en realidad, están reunidos en una videoconferencia y los post-it que entrega Carolina no son de papel; son digitales, nunca se acaban, se rellenan con letra perfecta y los participantes los pegan en una pizarra virtual.
Porque la pandemia está obligando a buscar otras formas de enseñar y aprender en las empresas. El monólogo –la fórmula clásica para el aprendizaje a distancia previo a la pandemia– parece no estar dando resultados y los talleres remotos plantean nuevos desafíos psicológicos, didácticos y creativos.
“Hay que tratar, cada cierto tiempo, de despertar a los participantes, mantenerlos atentos”, explica Carolina. “En un ambiente online, tienes muchas distracciones, porque puedes estar haciendo otras cosas en tu computador o en tu casa”.
Para abordar estos retos, Carolina y Gabriela comparten siete recomendaciones.
Definir y priorizar los objetivos es crucial para talleres a distancia y presenciales. Sin embargo, las actividades remotas exigen mayor claridad sobre lo que buscan. Como los participantes ponen menos atención, necesitan comprender rápido hacia dónde se dirigen. Así, pueden volver a engancharse en la dinámica si se produce algún problema.
“Si no se entienden rápido las instrucciones, el riesgo de fracaso de una dinámica en remoto es grande”, explica Gabriela.
Estos objetivos, además, definen cómo adaptar el taller al hecho de que los asistentes no se vean, puedan interrumpirse o pierdan la conexión por razones técnicas o domésticas.
Antes de lanzarse a hacer talleres en línea, Carolina tenía varios presenciales en el cuerpo. Si los ejercicios prácticos eran importantes cuando el curso era en persona, para esta modalidad son imprescindibles, explica la coach: “Tienen que enseñar algo bien específico, que sirva, y ser entretenidos. Las dinámicas no pueden ser aburridas, largas ni complejas”.
A eso se suma que los problemas propios de la pandemia o de administrar una casa enrarecen el escenario. Así, es más difícil generar una atmósfera para que la gente participe.
“Debemos preguntarles cosas, agregar actividades que rompan la monotonía de las presentaciones, para que se vuelvan a meter en el contexto”, explica Carolina.
Se trata de ir alternando lo teórico con lo práctico y el monólogo del facilitador con el diálogo entre los participantes.
Gabriela pone énfasis en que “hay que adaptar lo que se hace presencial para que funcione en remoto. Pensar cómo sería la actividad en persona y adaptarla a herramientas distancia”
Para su taller, por ejemplo, la líder de producto tenía preparado un juego de roles donde más de 15 perfiles interactúaban simultáneamente. Con todos los participantes en una sala, habría funcionado. Sin embargo, a distancia se podían confundir. Entonces, redujo los grupos a cuatro personas por cada sala virtual, recuerda: “Hay que simplificar un montón, pero es necesario para quedarte con lo esencial, con lo que cumple el objetivo”.
Cuando se pueda, hay que tratar de que la actividad tenga lógica de juego. Para medir los aprendizajes, por ejemplo, Carolina no usa pruebas y prefiere encuestas, concursos o votaciones con herramientas como Mentimeter, un software que permite hacer estas actividades, ver los resultados en tiempo real y revisar cómo le fue a los otros.
“Es difícil superar la apatía”, dice Carolina. “Pides que los participantes activen las cámaras y no todos lo hacen”.
Gabriela concuerda: “Hay públicos que apañan y otros que no. En presencial, tienes herramientas para conquistarlos. Por ejemplo, pedir que guarden los celulares es algo aceptado en vivo, pero no en remoto”.
Para Carolina, “la pregunta es cómo pedir algo sin ser pesado. Ahí, es importante el sentido del humor. Por eso, un rompehielo, una actividad para que se pongan en onda de participar y hacer de la instancia algo agradable, es necesario, sobre todo, cuando no conoces a la gente”.
En la segunda sesión de uno de sus talleres, ella les pregunta a los alumnos por una canción favorita al inicio de la clase. Esas canciones son, luego, parte de la banda sonora de la lección y los participantes se sienten en un ambiente conocido. Están más cómodos y comentan los temas de fondo.
El desafío está en que quienes son parte del curso entiendan que no hay dudas tontas y que no van a ser juzgados, de manera que se atrevan a participar. También en encontrar puntos de encuentro para los alumnos interactúen sin sobreponerse unos a otros y no se frustren cuando no pueden expresarse por culpa de la tecnología.
Hace algunas semanas, se hizo viral un video de un profesor universitario indignado (después de este párrafo) porque sus alumnos iban al baño o se les caía internet en medio de sus clases remotas. Quien está a cargo de un taller debe hacer lo contrario: entender que van a haber imprevistos. Y pueden afectar tanto al facilitador como a los alumnos. No todos tienen las mejores conexiones a internet ni lugares tan cómodos para trabajar.
Carolina recuerda que una vez se le cayó la conexión y fue Gabriela quien rellenó unos minutos hasta que logró volver. El resultado: los participantes entendieron que era algo que podía pasar y continuaron el curso como si nada hubiese sucedido.
“Hay que sincerar el problema técnico. Si le tienes miedo a los imprevistos, te puedes sentir mal o tus alumnos se pueden sentirse mal. Entonces, la energía del taller cambia”, reconoce Carolina.
“En remoto, no puedes ver todas las caras para saber si te entienden”, agrega Carolina. “Así que tienes que buscar señales”.
Cámaras apagadas, miradas perdidas o silencios incómodos frente a preguntas son algunos signos de pérdida de atención y deben ser vigilados por quien facilita o el equipo que le apoye.
“Hay silencios normales. Al principio, cuando el ambiente está frío, por ejemplo”, explica Gabriela. “Pero si pasan unos segundos y tu actividad no prende, hay que actuar, hacer una dinámica despertadora para volver a enganchar a la gente”.
Para Carolina, “es importante que alguien te apoye, porque el facilitador está preocupado de muchas cosas simultáneamente”.
Las dos concuerdan en que la atención de la gente no dura más allá de una hora y media. También recomiendan explicitar la agenda al inicio del taller para ajustar expectativas.
“Es buena práctica, probar las herramientas antes de usarlas”, advierte Carolina Rojas. “Porque lanzarse solo si no tienes experiencia en herramientas digitales te genera estrés y posibilidades de error”.
El truco está en mezclar los programas para comunicarse con aquellos que faciliten los ejercicios prácticos.
Zoom es el más usado para videoconferencia y tiene varias opciones que ayudan: la creación de salas para trabajar en grupos, levantar la mano, silenciarlos a todos y las reacciones son solo algunas. Google Docs y Spreadsheet funcionan para los ejercicios que exigen escribir o hacer planillas equipo. Mural, con sus pizarras virtuales, funciona bien para compartir ideas. Y Mentimeter para hacer encuestas, concursos o evaluaciones.
Sin embargo, todos los días aparecen nuevas herramientas.
“Hay que innovar en las dinámicas. Hay que buscar ser más creativa, porque una se sesga a las herramientas con que está cómoda y cuesta pensar en ejercicios innovadores en remoto. Entonces, siempre hay que estar buscando, pensando. Es la única forma de que este tipo de talleres salga bien”, finaliza Gabriela Chávez.
En Continuum, nos preocupa que las consultorías creen capacidades, estructuras, metodologías, sistemas y procesos para que nuestros clientes tengan organizaciones más ágiles y puedan obtener el máximo potencial de sus ventajas competitivas. ¿Te interesa saber cómo lo hacemos? Escríbenos a hola@continuumhq.com y conversemos.